E-CNPJ: como comprar um certificado digital e quando devo usar

Quem tem uma empresa, independente do porte, possui diversos compromissos importantes e inúmeras questões para resolver. Passar horas na fila do cartório ou na Receita Federal não deve ser um deles. Hoje, com os certificados digitais, essas tarefas burocráticas não tomam tanto o tempo do empreendedor. Mas fica a dúvida: como comprar um certificado digital?

Atualmente, grande parte dos processos, são tramitados via internet. Além da agilidade, o certificado digital também proporciona segurança e confidencialidade das informações transmitidas.

E todos podem se beneficiar da ferramenta, desde pessoa física (e-CPF), empresas (e-CNPJ), até profissionais de determinadas categorias. Basta escolher o certificado compatível com a finalidade, que precisa considerar frequência de uso, nível de segurança necessário, entre outros requisitos.

Mas como adquirir um certificado digital para empresa? E quando devo utilizar? Continue lendo este artigo que vamos explicar.

Para que serve certificado digital

Assinar documentos, emitir notas fiscais, reconhecer firma. Hoje, nenhuma dessas atividades precisam ser, obrigatoriamente, realizadas presencialmente. Isso graças aos certificados digitais, chaves criptografadas de valor legal que substituem as assinaturas feitas manualmente e reconhecimento de firma em cartório.   

No caso de empresas, os benefícios aumentam para quem tem funcionários. Isso porque o certificado, que se tornou obrigatório para quem tem mais de um colaborador contratado via CLT e é optante pelo Simples Nacional, também é utilizado no sistema eSocial, plataforma online de escrituração fiscal, previdenciário e ocupacionais que simplifica o registro de 15 obrigações trabalhistas.

O e-CNPJ ainda é válido em processos realizados no e-CAC, onde o contribuinte pode obter comprovante de inscrição e situação cadastral, consulta de sócios e administradores, regularização de débitos, declarações simplificadas, entre outros serviços.

O certificado pode ser adquirido em formato de arquivo para computador ou em dispositivos como pendrive e cartão.

Tipos de certificado

São dois tipos disponíveis de certificados, A e S. O primeiro é voltado à identificação do titular, autenticação de uma ação e ainda oferece garantia de que o documento não foi alterado. Emissão de nota fiscal eletrônica também são feitas com esses certificados.

Esse tipo é dividido em duas categorias, de acordo com o nível de segurança exigido:

• A1: ideal para tarefas mais simples, que não requerem muito sigilo, uma vez que o nível de segurança é menor. A instalação é mais ágil, podendo ser disponibilizado em mais de um dispositivo. Além disso, esse tipo de certificado permite a realização de backup dos documentos gerados, evitando a perda de dados. Assim que ativado, o certificado pode ser utilizado de forma ilimitada durante um ano. Após esse período, o titular deve adquirir outra licença.
• A3: com nível de segurança maior, esse certificado é voltado às pessoas e empresas que precisam manter sigilo das informações geradas. Diferente do A1, o A3 não pode ser instalado em computadores. Ele funciona por meio de dispositivos, como pendrive ou cartão específico para o certificado digital. Para evitar vazamento de informação, os dados gerados são acessíveis somente pelos dispositivos e não é possível realizar backup. O certificado A3 tem validade de até 5 anos.

Ambos os certificados do tipo A podem ser utilizados por pessoa física e jurídica, além dos profissionais de saúde, contabilidade e jurídico.

Os principais usos são:

• e-CPF;
• e-CNPJ;
• e-MEI;
• NF-e;
• e-Contador;
• e-Jurídico;
• e-Saúde.

Já o certificado digital do tipo S é utilizado para criptografar informações e impor sigilo em documentos. Quando utilizado, o certificado S restringe o acesso aos dados apenas para pessoas expressamente autorizada.

Como comprar um certificado digital

Seja qual for o tipo de certificado escolhido, é preciso que ele seja emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) – responsável pela comercialização e emissão do certificado –, credenciada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) e habilitada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

O primeiro passo é solicitar o certificado, que pode ser feito no site da AC, por meio de um formulário eletrônico. Com as informações cadastradas, será preciso fazer a validação presencial em dia e hora agendado pela Autoridade.

Esse passo é de suma importância, já que garante a autenticidade do certificado. Nesse momento, a AC fiscaliza todos os documentos do solicitante, como Carteira de Identidade e CPF, colhe dados biométricos do rosto e digitais para, então, disponibilizar o certificado. Inclusive, a ficha cadastral deve ser verificada e validada por, pelo menos, dois agentes.

Se o titular escolher a categoria A1, ele vai receber um e-mail da AC informando que o certificado já pode ser instalado. No caso do A3, o interessado recebe o token no pendrive ou cartão.

Importante informar que a senha utilizada para acessar o certificado deve ser bem guardada. Isso evita que outras pessoas cometam fraude, utilizando o token alheio e também a perda da chave. Caso isso ocorra, será necessário adquirir um novo certificado.

Como usar o certificado digital

Como foi dito anteriormente, é possível que o certificado seja armazenado em computador ou em um dispositivo, de acordo com o nível de segurança. Confira abaixo como utilizar o certificado em cada formato.

• Arquivo Digital

Se o certificado for do tipo A1, é possível instalar em computador ou smartphone por meio dos aplicativos DesktopID e mobileID, respectivamente.

Crie uma senha e memorize; ela será solicitada todas as vezes que precisar usar o certificado. Depois, clique em “instalar certificado digital”, preencha com os dados solicitados e clique em ‘buscar’. Após essa etapa, será necessário aceitar o termo de uso, clicar novamente em “instalar” e inserir a senha criada.

Para utilizar o certificado digital no smartphone é necessário instalar o software no computador para que funcione.

• Token ou cartão

Certificados do tipo A3 são ativados com token. Todo o processo é realizado presencialmente, logo após a análise dos documentos. Caso a conferência seja feita via chamada de vídeo, o titular deverá realizar a instalação. Nesse caso, será enviado um e-mail com orientações.

A primeira instalação deve ser feita em um computador com sistema operacional Windows e navegador Chrome. Feito isso, ele poderá ser usado em macOS. Serão apresentadas algumas telas para que o titular insira os dados, selecione o tipo de certificado que adquiriu e, por fim, conferir os dados.

Pronto, agora o certificado digital está pronto para uso!

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